پورتال چیست؟

پورتال سازمانی (Enterprise Portal) نوعی درگاه اینترنتی است که شرکت‌های دولتی و خصوصی از طریق آن به مردم خدمت‌رسانی می‌کنند. در واقع یک سامانه جامع سازمانی مبتنی بر وب است که انواع خدمات آنلاین و اطلاعات، سامانه‌های ارتباطی و ابزار همکاری گروهی را به صورت یکپارچه به مشتریان، کارمندان و سایرین ارائه می‌کند.

ایزی وب ارائه‌دهنده خدمات طراحی انواع وب‌سایت بهترین نمونه‌های پورتال سازمانی را برای مشتریان خود توسعه می‌دهد با ما همراه شوید تا در ادامه انواع پورتال، کاربردها و مزایای آن را مورد بررسی قرار دهیم.

پورتال سازمانی چیست؟ 

پورتال سازمانی یک پایگاه آنلاین متمرکز و هوشمند است که مدیریت اطلاعات سازمان را برای ارائه خدمات به روز و کارآمد در کمترین زمان ممکن به مشتریان بر عهده دارد. به‌طوری‌که وضعیت سازمان یا شرکت را به صورت کاملاً شفاف و دقیق بیان می‌کند و از طرفی اطلاعات مهم و ضروری کاربران را در سریع‌ترین زمان ممکن ارائه می‌دهد. 

پورتال سازمانی در قالب یک وب‌سایت اطلاعات، دانش فنی، برنامه‌ها و منابع مربوط به سازمان و مشتریان را ادغام و طبقه‌بندی، ذخیره‌سازی و بازنمایی می‌کند و تمامی بخش‌های سازمان از طریق یک رابط یکپارچه (UI) به اطلاعات دسترسی دارند. انعطاف‌پذیری، طراحی تعاملی و سهولت استفاده مهم‌ترین مزایای پورتال سازمانی هستند.

پورتال سازمانی کاربردهایی دارد؟

ویژگی‌های منحصربه‌فرد پورتال اطلاعات سازمانی (EIP) کاربردهای فراوانی را برای تمامی اعضای یک سازمان و مشتریان به همراه دارد. 

اجرای یک پورتال سازمانی حرفه‌ای و سطح بالا در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند و بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد؛ زیرا مراجعه حضوری ارباب‌رجوع را کمتر می‌کند که به نفع سازمان و مشتریان است. عملکردهای اصلی پورتال سازمانی به شرح زیر است: 

• نرم افزار مدیریت دانش

نرم‌افزار مدیریت دانش سامانه‌ای است که اطلاعات، دانش فنی، تکنیک‌ها و ابزارهای سازمانی را در تمامی ابعاد و زمینه‌های مختلف به‌منظور بهبود فرایندها و آموزش اثربخش کارکنان به‌صورت یکجا شبیه یک بانک داده‌ها جمع‌آوری، ثبت و سازماندهی می‌کند. این نرم‌افزار چهارعنصر اساسی مدیریت دانش سازمان را پوشش می‌دهد: 

• نقش‌ها و مسئولیت‌ها
• فرایندها
• فناوری
• استراتژی‌ها و خط‌مشی حاکم در سازمان

کارکنان از طریق این سامانه به‌راحتی با هم در تعامل و ارتباط هستند و اطلاعات مربوط به حوزه کاری، خدماتی و تخصصی خود را در راستای تحقق اهداف سازمانی به‌روز می‌کنند. از ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت دانش می‌توان به موارد زیر اشاره نمود: 

 - سهولت استفاده و کاربرپسند

 - فناوری به‌روز برنامه‌نویسی

 - خدمات پشتیبانی

 - قابلیت جستجوی هوشمند برای کارکنان

 - امن و سازمان‌یافته

 - احراز هویت کاربری

 - طبقه‌بندی‌شده و سطح دسترسی به محتوا

 - ارتباط و تعامل با سایر بخش‌های سیستم

 - تجزیه‌وتحلیل داده‌ها، استخراج داده‌ها و داده‌کاوی

 - یکپارچه‌سازی منابع دانش سازمانی

• سیستم مدیریت محتوا سازمانی

سیستم مدیریت محتوا سازمانی سامانه‌ای است که تمامی ارتباطات یک گروه خاص متشکل از ذی‌نفعان مانند شرکت، سازمان یا اداره را مدیریت می‌کند. به زبانی ساده افراد مرتبط با سازمان مثل کارمندان و مشتریان بدون نیاز به دانش فنی می‌توانند محتوای موردنیاز خود را در این نرم‌افزار ثبت، مدیریت و ویرایش کنند.

نام اختصاری این سیستم CMS است و از دو بخش اصلی تشکیل می‌شود: 

1- CMA: بخشی که امکان اضافه‌کردن محتوا و ویرایش آن را بر روی پورتال سازمانی میسر می‌کند

2- CDA: بخشی که پشت‌صحنه یا بک‌اند سیستم معروف است و وظیفه اصلی آن دریافت، ذخیره‌سازی و نمایش محتوا به کاربران است.

به‌طورکلی ۳ نوع سیستم CMS پورتال سازمانی به‌صورت متن‌باز، اختصاصی و نرم‌افزاری وجود دارد و مدیریت زیرساخت‌های وب‌سایت‌های شرکتی یا سازمانی را انجام می‌دهد. مزایای قابل‌توجه آن عبارت‌اند از: 

 - بدون نیاز به کدنویسی

 - مدیریت پورتال با تیم کاری

 - سئوی پورتال

 

• راهکارهای اتوماسیون فرایندهای کسب‌وکار

اتوماسیون فرایند کسب‌وکار ((BPA)) نرم‌افزار یا ابزاری است که روال کارهای اداری، کاغذبازی‌ها و ثبت داده‌ها را به‌صورت خودکار به‌جای کارمندان انجام می‌دهد. یعنی وظایف کارکنان را از دوش سازمان برمی‌دارد و به نرم‌افزار می‌سپارد. به‌این‌ترتیب هزینه‌ها کمتر شده و بهره‌وری کارمندان بالاتر می‌رود.

این نرم‌افزار رایانه‌ای فرایندهای پیچیده موجود در کسب‌وکار را با حداقل دخالت انسان به‌صورت خودکار و ساده انجام می‌دهد به‌طوری‌که کیفیت خدمات بالاتر می‌رود و در زمان نیز صرفه‌جویی می‌شود. ابزارهای (BPA) عبارت‌اند از: 

 - اتوماسیون گردش کار

 - اتوماسیون رباتیک فرایندها

 - اتوماسیون هوش مصنوعی

 مزایای اتوماسیون فرایند کسب‌وکار

 - ساده‌سازی فرایندها

 - صرفه‌جویی در هزینه‌ها و زمان

 - شفافیت فعالیت‌ها

 - استانداردسازی فرایندها

 - افزایش رضایت مشتریان

• پرتال کارمندی (B2E Business to Employee Portal)

پورتال کارکنان در دل پورتال سازمانی جای دارد و خدمات فیزیکی سازمان (جمع‌آوری، اشتراک‌گذاری، انتشار اطلاعات) را به‌صورت اینترنتی به کاربران ارائه می‌کند. یعنی کارمندان می‌توانند نیازها و درخواست‌های خود را بدون حضور فیزیکی در سازمان مطرح کنند و سازمان نیز به‌صورت آنلاین پاسخگوی کارمندان است.

هر یک از کارمندان یک نام کاربری و رمز عبور دارد و سازمان برحسب مسئولیت و نقش آنها سطح دسترسی به اطلاعات پورتال را تعیین می‌کند. بسته به شغل کارمند مواردی مثل صورت‌حساب‌های پرداخت، درخواست‌های مرخصی، اسناد، اطلاعات مالی، دستورالعمل‌ها و غیره به‌صورت خودکار قابل‌دسترس است.

 مزایای پرتال کارمندی

 - ارائه طیف گسترده‌ای از خدمات منابع انسانی خودکار

 - افزایش رضایت کارکنان و تقویت تعامل آنها با سازمان

 - افزایش بهره‌وری و کارایی پرسنل

 - تقویت مهارت و تجربه کاری کارکنان

 - کاهش خطای کاربری

 - کاهش هزینه‌های چاپ کاغذی، هزینه‌های فعالیت‌های موازی و گزارش‌دهی

• پورتال مشتری (Customer portal)

پورتال مشتری یک درگاه آنلاین امن متصل به پورتال سازمانی است که اطلاعات مشتری را مدیریت می‌کند. پورتال مشتری مرکزی است که اطلاعات موردنیاز مشتریان در آنجا به اشتراک گذاشته می‌شود. کاربران در هر زمانی که تمایل دارند از طریق مرورگرها یا وب اپلیکیشن‌های موبایلی وارد سایت می‌شوند. بخش‌های اصلی پورتال مشتری به شرح زیر است: 

 - پایگاه دانش

 - بخش خدمات مشخص شده برای مشتریان

 - چت‌بات

 - بازخورد

 - خدمات پشتیبانی

 مزایای پورتال مشتری

 - به حداکثر رساند کارایی کارکنان جهت خدمت‌رسانی به مشتریان

 - افزایش رضایت مشتری

 - کم‌کردن هزینه‌های پشتیبانی

 - افزایش کیفیت خدمات

 - تجزیه‌وتحلیل داده‌های مشتریان

 

• سیستم مدیریت اسناد (DMS)

نرم‌افزار سیستم مدیریت اسناد، سامانه‌ای است که مدیریت چرخه حیات اسناد در سازمان را بر عهده دارد. به بیانی ساده سازماندهی، ثبت و ضبط، دیجیتالی‌سازی ایمن اسناد و اطلاعات (اسناد ایزو، اداری، مهندسی، مالی، منابع انسانی، پروژه‌ها)، برچسب‌گذاری و تأیید تکمیلی کارها را مستندسازی می‌کند و هدف اصلی آن افزایش کارایی و جلوگیری از اتلاف وقت است.

 کاربردهای سیستم مدیریت مستندات به شرح زیر است: 

 - کارپوشه الکترونیک

 - فرم‌ساز

 - مدیریت دورنگار

 - مدیریت ایمیل

 - اسکن صفحات متن به فارسی

 - نسخه تلفن همراه

 - وب‌سرویس و API

• سیستم مدیریت پروژه ((Epm))

بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها برای موفقیت خود پروژه‌های زیادی را اجرا می‌کنند. موضوع مدیریت پروژه چالش‌برانگیز است و سازمان‌ها برای اجرای بهتر و کارآمدتر پروژه‌ها از ابزار Epm استفاده می‌کنند. در این نرم‌افزار فرایندهای استاندارد برای ساده‌سازی مدیریت پروژه‌ها تعریف می‌شود.

این سیستم روی پروژه‌های در دست اقدام سازمان نظارت می‌کند تا مطمئن شود که اهداف و انتظارات سازمان به‌خوبی برآورده شود.

 - مولفه‌های اصلی مدیریت پروژه سازمانی

 - تجزیه‌وتحلیل ریسک

 - برآورد ساختاری هزینه‌ها، منابع و زمان پروژه

 - بررسی پروژه

 - رهبری پروژه

 - سیستم اطلاعاتی

 - حسابداری زمان

مزایای سیستم مدیریت پروژه Epm

 - واپایش و نظارت پروژه

 - ثبت اطلاعات در بانک اصلی

 - مدیریت بهینه منابع

 - ارزیابی و سنجش عملکرد پروژه

 - ارائه گزارش‌ها خودکار

 - کنترل دقیق‌تر هزینه‌ها

 - کنترل و کاهش خطرات

پورتال سازمانی چه ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی دارد؟

امروزه با وجود کاربر رایانش ابری (Cloud computing)، پذیرش گسترده فناوری‌های نوظهور مانند اینترنت اشیا (Internet of Things یا به‌اختصار IoT) و یادگیری ماشینی (Machine Learning) و .. درگاه‌های سازمانی برای افزایش کیفیت خدمات خود روزبه‌روز مجهزتر می‌شوند و قابلیت‌های بی‌شماری را به کاربران هدیه می‌دهند. به‌طورکلی پورتال سازمانی بر اساس سه مولفه اصلی و مهم به‌صورت مجزا توسعه می‌یابد:

1. دسترسی‌پذیری (Accessibility)

اولین اصل مهم در طراحی پورتال سازمانی محدودیت سطوح دسترسی به کاربران خاص است؛ یعنی نباید همه اطلاعات و محتوای پورتال برای تمامی کاربران اعم از کارکنان، دی نفعان و مشتریان باز باشد. معمولاً سطوح دسترسی به دو شکل صورت می‌گیرد: 

• سطح اول شبکه خصوصی مجازی
• سطح دوم داده‌های حساس و محرمانه برای گروه خاصی از افراد

2. قابلیت اطمینان (Reliability)

دومین اصل قابلیت اطمینان از درستی کارکرد بخش فنی پورتال کارمندان است به این معنی که همه ویژگی‌های سیستم باید بدون خطا و اشکال عمل کنند؛ زیرا پورتال سازمانی بر اعتبار سازمان تأثیر گذار است.

3. امنیت (Security)

حفظ امنیت پورتال سازمانی جنبه حیاتی دارد و یکی از اهداف مهم سازمان جلوگیری از نقض داده‌ها است. به همین دلیل تیم توسعه‌دهنده باید راهکارها و تدابیر امنیتی پورتال کارکنان و پورتال مشتری را به بالاترین کیفیت ارتقا دهد تا از اطلاعات کلی سازمان و حریم خصوصی کاربران در برابر حملات سایبری و تهدیدات داخلی محافظت شود.

اگر به دنبال توسعه پورتال فعلی سازمان خود هستید یا می‌خواهید یک پورتال سازمانی جدید را طراحی کنید بهترین پورتال سازمانی برای کسب‌وکارهای کوچک از ویژگی‌ها و قابلیت‌های زیر برخوردارند:

• احراز هویت یکپارچه (SSO)

سیستم Single Sign-On (SSO) یک سیستم متمرکز احراز هویت است و کاربر با استفاده از یک نام کاربری و رمز عبور به چندین برنامه در پورتال سازمانی دسترسی پیدا می‌کند. از مزایای (SSO) می‌توان موارد زیر را نام برد: 

• مدیریت آسان
• امنیت مطلوب
• سهولت استفاده
• داشبورد مدیریتی

داشبورد مدیریتی ابزاری است که تمامی اطلاعات لازم برای مدیریت سازمان را به‌صورت نمودار و المان‌های گرافیکی در اختیار کاربر قرار می‌دهد. در واقع تصمیم‌گیری درباره هدایت و کنترل مدیریت سازمان با استفاده از شاخص‌ها و ابزارهای داشبورد مدیریتی صورت می‌گیرد. انواع داشبوردهای مدیریتی شامل موارد زیر است: 

• فروش محصولات
• منابع انسانی
• مدیریت پروژه‌ها
• مدیریت عملیات
• مدیریت مالی
• مدیریت مشتریان

 مدیران سازمان باتوجه‌به نقش، مسئولیت و سمت خود اجازه دسترسی به داشبورد مدیریتی را دارند و اطلاعات به‌روزرسانی شده را دریافت می‌کنند. مهم‌ترین ویژگی‌های داشبورد مدیریتی عبارت‌اند از: 

• سادگی
• سنجش شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)
• نمودارهای متنوع
• پردازش لحظه‌ای داده‌ها
• امکان فیلتر داده‌ها
• قالب‌های ظاهری متنوع
• دسترسی ۲۴ ساعته
• امکان اشتراک‌گذاری و چاپ داده‌ها
• موبایل ریسپانسیو

طراحی واکنش‌گرا در ساخت وب‌سایت سازمانی اهمیت فراوانی دارد. امروزه تعداد زیادی از کاربران از موبایل یا سایر دستگاه‌ها با اندازه‌های مختلف وارد پورتال های سازمانی می‌شوند؛ بنابراین با طراحی ریسپانسیو، عملکرد و ظاهر پورتال سازمانی در تمامی دستگاه‌ها و پلتفرم‌ها سازگاری دارد و به‌خوبی اجرا می‌شود.

• گزارش‌گیری

در طراحی و توسعه پورتال سازمانی کاربران به کمک گزارش ساز می‌توانند انواع گزارش را به‌صورت متنی، جداول و نمودارهای ساده و پیشرفته بر اساس وب یا برنامه‌ها، مدیریت فرایند و بانک‌های اطلاعاتی دریافت کنند.

• تجزیه‌وتحلیل داده

آنالیز داده‌های کاربران نشان می‌دهد که چه کسانی دقیقاً چه چیزهایی را در پورتال سازمانی جستجو می‌کنند. هر چقدر این اطلاعات درست‌تر باشند، تولید محتوای کاربرپسند برای مخاطبان باکیفیت بیشتری میسر می‌شود. ابزارهای مفیدی برای تحلیل داده‌ها در پورتال وجود دارند و به طور خودکار اطلاعات و رفتار کاربران را واکاوی می‌کنند و این یک مزیت بزرگ برای پورتال سازمانی به شمار می‌رود.

• شخصی‌سازی و سفارشی‌سازی

باتوجه‌به ظهور جدیدترین ابزارها و فناوری‌های دیجیتالی مانند هوش مصنوعی، اینترنت اشیا و غیره، رفتار، خواسته و انتظارات کاربران نیز تغییر می‌کند. به همین علت سازمان‌ها یا شرکت‌ها در پیاده‌سازی پورتال سازمانی خود سعی می‌کنند گزینه‌های کاربرپسند را به‌صورت شخصی‌سازی ارائه کنند تا تجربه کاربری و رضایت مشتریان را افزایش دهند.

شخصی‌سازی به معنای ارائه ابزارها و قابلیت‌هایی است که محتوای پورتال سازمانی را به‌صورت هوشمندانه و دقیق مطابق خواسته‌های کاربران در اختیار آنها قرار می‌دهد.

گزینه‌های سفارشی‌سازی نیز به کاربران اجازه می‌دهند تا بتوانند از مزایای برجسته و مهم پورتال سازمانی بهره‌مند شوند.

پورتال سازمانی چه مزایایی دارد؟

پورتال سازمانی یک پایگاه مرکزی برای ارائه خدمات آسان و سریع به ذی‌نفعان سازمان است و کاربران در هر زمان و هرجایی وارد وب‌سایت پورتال می‌شوند و به اطلاعات موردنیاز دسترسی پیدا می‌کنند؛ اما مزایای پورتال سازمانی بیشتر از موارد فوق است و قابلیت‌ها و امتیازات چشمگیری را به سازمان‌ها هدیه می‌دهد. مزایای پورتال سازمانی عبارت‌اند از: 

 مزایای پورتال در ارائه اطلاعات برای مشتریان

• پنل کاربری
• دسترسی آسان به اطلاعات
• قابلیت جستجوی سریع
• تجربه کاربری مطلوب
• سیستم امنیت اطلاعات سطح بالا
• پشتیبانی ۲۴ ساعته و همیشه بیدار
• سیستم نظرسنجی مشتریان

 مزایای پورتال برای سازمان

• افزایش بهره‌وری کارکنان
• بهبود ارتباطات سازمانی میان پرسنل
• کاهش هزینه‌های پورتال سازمانی
• صرفه‌جویی در زمان
• عدم نیاز به حضور فیزیکی پرسنل
• مدیریت دانش و طبقه‌بندی اطلاعات فنی
• یکپارچگی اطلاعات
• قابلیت ادغام با سیستم‌های دیگر
• تقویت روابط مشتریان و سازمان از طریق ادغام ابزارها و رسانه‌های اجتماعی
• تجزیه و تحلیل رفتار کاربران

انواع پورتال سازمانی کدامند؟

پورتال‌های سازمانی بر اساس ماهیت عملکرد در دودسته اصلی پورتال سازمانی مشارکتی و پورتال سازمانی تصمیم‌گیری تعریف می‌شوند.

1. پورتال سازمانی مشارکتی

 اطلاعات و داده‌ها مثل ایمیل، گزارش‌ها، صورت‌جلسات تنظیم و به اشتراک گذاشته می‌شوند.

2. پورتال سازمانی تصمیم‌گیری

 در این نوع پورتال‌ها رهبران، مدیران و تحلیلگرهای سازمان برای اتخاذ تصمیم‌گیری‌ها و ارائه دستورالعمل‌ها به اطلاعات سازمان دسترسی دارند.

 روی‌هم‌رفته انواع پورتال سازمانی بر اساس نوع کارکرد خود به دسته‌های زیر تقسیم‌بندی می‌شوند: 

• پورتال سازمانی برای شرکت‌های تولیدی
• پورتال سازمانی برای سازمان‌های دولتی
• پورتال سازمانی برای بیمارستان‌ها
• پورتال سازمانی برای دانشگاه‌ها
• پورتال سازمانی برای بانک‌ها
• پورتال سازمانی برای شرکت‌های خدماتی

 چشم‌انداز بازار جهانی پورتال سازمانی

به گزارش وب‌سایت Market Research Future"" بازار پورتال سازمانی در سال گذشته به ۵/۱۲ میلیارد دلار رسید و پیش‌بینی می‌شود که بازار پورتال سازمانی در سال ۲۰۲۴ از 01/14 میلیارد دلار به 1/31 میلیارد دلار تا سال ۲۰۳۲ رشد می‌کند و نرخ رشد مرکب سالانه (CAGR) برابر با ۴۷/۱۰ درصد خواهد بود.

طراحی پورتال سازمانی

 طراحی انواع پورتال سازمانی بسته به نوع پروژه، نیازها، ابزارها، امکانات و ماهیت آن پیچیدگی‌های خاص خود را دارد و زمان‌بر راست.

• توسعه پورتال سازمانی سفارشی
• توسعه پورتال وردپرسی
• طراحی پورتال تحت وب

ایزی وب پیشنهاد می‌کند باتوجه‌به بودجه، حجم پروژه، اهداف و حوزه فعالیت خود می‌توانید ساخت پورتال سازمانی را بر اساس خدمات فوق انتخاب کنید.